Exit interview – dlaczego warto przeprowadzać wywiad wyjściowy z każdym odchodzącym pracownikiem?

Dlaczego dobrzy pracownicy odchodzą z firmy? Jak długo przygotowywali się do złożenia rezygnacji? Czy coś jest w stanie zmienić ich decyzję? Na wszystkie te pytania można znaleźć odpowiedzi dzięki przeprowadzeniu exit interview. Zobacz, na czym polega wywiad wyjściowy i jak powinien wyglądać, aby przyniósł pożądane wyniki.

Zagraniczne i polskie firmy oraz portale regularnie udostępniają informacje o najczęstszych powodach odejścia z firmy. CMOE (Center for Management & Organization Effectiveness) wymienia m.in.:

• brak uznania,
• złą politykę wewnętrzną
• przedłużający się konflikt z przełożonym.

Na polskich stronach można natomiast znaleźć informacje, że najczęstszymi przyczynami odejścia są:

• niskie zarobki,
• zła atmosfera w firmie,
• przeświadczenie o nieodpowiednim zarządzaniu.

Wszystkie te dane, choć wskazują pracodawcom kwestie, na które trzeba zwrócić uwagę, bazują jedynie na zbiorczych wynikach i mogą w ogóle nie odzwierciedlać sytuacji panującej w danym przedsiębiorstwie. Najlepszym narzędziem do poznania powodów odejścia jest exit interview.

Przeczytaj także: Firma zbudowana na zadowoleniu pracowników

Exit interview – co to jest?

Exit interview to inaczej wywiad wyjściowy, który przeprowadza się z odchodzącym pracownikiem. W zależności od przyjętej strategii może być przeprowadzany w formie rozmowy lub za pomocą anonimowej ankiety. W Polsce exit interview nie jest jeszcze zbyt popularny – według portalu eRecruiter.pl wywiad wyjściowy przeprowadza ok. 48% pracowników human resources.

Rozmowę wyjściową z pracownikiem prowadzi członek działu HR lub bezpośredni przełożony. Główny szef pojawia się jako jedna ze stron tylko w niektórych sytuacjach – np. gdy osoba zatrudniona bezpośrednio współpracowała z dyrektorem firmy lub gdy przedsiębiorstwo zatrudnia niewielu pracowników.

O czym warto pamiętać w trakcie wdrażania exit interviews?

Aby wywiady wyjściowe przyniosły mierzalne wyniki, powinno się je przeprowadzać z każdym odchodzącym pracownikiem. Tylko na podstawie wielu odpowiedzi można wyciągnąć wnioski, które wskażą najczęstsze powody rezygnacji z pracy i ujawnią elementy wymagające naprawy.

Exit interviews muszą być przeprowadzane pod koniec okresu wypowiedzenia pracownika. Tylko w taki sposób dyrektor przedsiębiorstwa będzie mógł uzyskać rzetelne odpowiedzi. Dyrektorzy firm powinni pamiętać także, że wywiady wyjściowe są dobrowolne. Rezygnacja z exit interview nie może być także przyczyną niewydania referencji czy świadectwa pracy.

Przeczytaj także: Benefity pozapłacowe, czyli czego pragną twoi pracownicy!

Jak przeprowadzić exit interview?

Bez względu na formę przeprowadzania wywiadu wyjściowego (rozmowa lub ankieta) właściciele firm, najczęściej we współpracy z działem HR, powinni wcześniej przygotować listę pytań do pracownika. Należy sformułować je w taki sposób, aby można było uzyskać informacje o:

• przyczynach odejścia,
• zadowoleniu z zarobków,
• komunikacji wewnątrz poszczególnych działów i między różnymi grupami,
• konfliktów w firmie.

Warto też pamiętać, że celem wywiadu wyjściowego nie jest zastraszenie pracownika, a tym bardziej zniechęcenie go do podjęcia pracy w innej firmie. Nie warto więc pytać o nowe miejsce pracy. Lepiej poruszyć kwestię rodzaju stanowiska, na które przechodzi pracownik. Dzięki temu pracodawca będzie wiedział, czy jednym z powodów odejścia z pracy była potrzeba awansu lub całkowita zmiana branży.

Jeśli pracownik zdecyduje się na exit interview w formie ankiety, nie powinien traktować jej jak niewiele znaczący kwestionariusz. Przed wysłaniem ankiety pracownikowi warto się z nim spotkać (może to też zrobić osoba z działu human resources) i wyjaśnić mu, jaki jest jej cel. W niektórych wypadkach, np. gdy istnieje szansa na zatrzymanie pracownika, warto również poprosić o krótką rozmowę po przejrzeniu wszystkich odpowiedzi.

Exit interview – najważniejsze korzyści

Choć odejście pracownika wiąże się z pewną stratą dla firmy, rezygnacje są zazwyczaj wpisane w struktury przedsiębiorstwa. Z każdego wypowiedzenia umowy można wyciągnąć odpowiednie wnioski. Najskuteczniejszym narzędziem do wyciągania tych wniosków jest właśnie exit interview, który pozwala:

• poznać faktyczne przyczyny odejścia z firmy – można ustalić, z których stanowisk pracownicy rezygnują najczęściej;
• poznać komunikację między pracownikami – a następnie usprawnić ścieżki komunikacji;
• zachęcić pracownika do pozostania w firmie – ale tylko jeśli pracodawca jest w stanie zagwarantować lepsze warunki zatrudnienia (awans, podwyżka, nowa forma umowy);
• zadbać o dobry PR firmy – pracownicy potraktowani profesjonalnie przez dyrektorów i kierowników lepiej wypowiadają się o przedsiębiorstwie i pracodawcy, nawet jeśli wcześniej nie odpowiadała im polityka wewnętrza.

Inne tematy, które mogą Cię zainteresować:

5 sposobów na zbudowanie efektywnego zespołu

Zasady rekrutowania managerów

Work-life balance w praktyce